Datakvalitet

God datakvalitet er nødvendig for at IT-systemer og digitale læremidler skal fungere optimalt. For å oppnå god datakvalitet i Feide må to ting være på plass: dataene om brukerne må være korrekte, og de må være fylt inn på riktig måte.

Hvorfor: God datakvalitet gir god tilgangskontroll og brukertilpasning

Feide sender data om brukere til tjenester som benytter informasjonen til tilgangskontroll og brukertilpasning.

Tilgangskontroll handler om å gi de rette brukerne tilgang til de rette ressursene, samt at tilganger avsluttes når brukere ikke skal ha tilgang lenger.

Dette innebærer for eksempel at en elev får logget inn på læremidlene som tilhører faget hun tar i år og ikke faget hun tok i fjor, eller at en tidligere student ikke lenger skal kunne bruke sitt gamle nøkkelkort til å få tilgang til lesesaler på campus.

For å få til dette må opplysningene som Feide henter fra organisasjonens masterkildesystem være korrekte. Masterkildesystemet er ofte det skoleadministrative eller studieadministrative systemet, og i noen tilfeller brukes også organisasjonens lønns- eller personalsystem.

Dataene som Feide sender til tjenestene brukes ikke bare til tilgangskontroll, men også til brukertilpasning av tjenestene. Med riktig informasjon om brukeren kan læremiddelet tilpasse innholdet til eleven, studenten eller underviseren.

Hvordan: Sørg for oppdaterte og korrekte data

Hvordan sørge for god datakvalitet

1. Dataene må gjenspeile virkeligheten slik den er

Oppdater data når endringer skjer: Hvis en student bytter fag i løpet av året, må dette oppdateres i det studieadministrative systemet for at studenten skal bli lagt til i fagets område på læringsplattformen og få tilgang til semesteroppgaver, pensumlister og andre ressurser.

Ikke registrer brukere på forhånd: Selv om det kan være praktisk å legge inn elever man vet skal starte ved skolen forhånd, skal ikke neste års førsteklassinger legges inn slik at det blir synlig for Feide.

Fjern tidligere brukere: elever, studenter og undervisere som har sluttet skal ikke lenger ha tilgang, og de må derfor fjernes eller arkiveres. Mange undervisningsinstitusjoner opererer med en viss karantenetid fra brukeren slutter og til den slettes. Det er greit og i mange tilfeller også nødvendig, men det er svært viktig at de gamle brukerne ikke blir liggende i systemet i lengre tid.

2. Ikke legg inn fiktive data der informasjon mangler

Hvis man mangler informasjon om en bruker, for eksempel fødselsnummer, er det viktig at man ikke fyller inn feltet med oppdiktet informasjon. Det gjelder også når feltet er anbefalt eller obligatorisk å fylle inn.

Dette skyldes at det er en potensiell risiko for at det fiktive fødselsnummeret man legger inn, og som skal være unikt for den enkelte, matcher med en annen Feide-brukers faktiske eller fiktive fødselsnummer. Det kan gi personer urettmessig tilgang til en annen brukers Feide-konto, tjenester og informasjon.

3. Dataene må samsvare med opplysningene i Brønnøysundregistrene

Informasjon som legges inn i Feide om skoleeier og skoler må være identisk med opplysningene som er registrert i Brønnøysundregistrene og Nasjonalt skoleregister.

For eksempel skal ikke en privatskole som har en paraplyorganisasjon oppgi denne paraplyorganisasjonen som skoleeier i Feide dersom det er privatskolen selv som er den juridiske skoleeieren.

Søk i Brønnøysundregistrene og kontroller at opplysningene samsvarer med det som er registrert i Feide.

Hvem har ansvaret for datakvaliteten?

Det er skoleeierne som har ansvaret for datakvaliteten i sitt masterkildesystem og Feide.

Når bør jeg sjekke datakvaliteten?

Vi anbefaler å ta en jevnlig datakvalitetsjekk av brukerkatalogen for å unngå at brukere får problemer med å bruke tjenester med Feide-innlogging. 

Det kan være lurt å ta en sjekk av datakvaliteten når:

  • Det er mange feil i Feides kundeportal
  • Det er tid for nytt skoleår
  • Du har fått mange henvendelser om feil
  • Du har fått en henvendelse fra tjenesteleverandør
  • Du skal aktivere en ny tjeneste
Mange feil i Feides kundeportal

Er feilprosenten som vises i Feides kundeportal under «Oversikt» er enten gul eller rød? Det betyr at flere brukere som har logget inn de siste syv dagene mangler informasjon eller har informasjon som er registrert i feil format. 

Ta en datakvalitetssjekk for å se hvilke brukere som har feil og om det påvirker flere brukere.

Nytt skoleår

Nytt skoleår i grunnopplæringen betyr oppdatering av informasjon som trinn, klasser og fag, i tillegg til nye elever som skal ha Feide-brukere. Vi anbefaler å ta en datakvalitetssjekk før skoleåret starter, slik at du får avdekt mulige feil og mangler før brukerne logger inn. 

Ved å ta en datakvalitetssjekk før skoleåret starter, unngår du at feilinformasjon blir lagret lokalt i tjenester. Dette vil føre til at brukerne opplever feil når de skal logge på tjenestene. Dette må da rettes opp både hos vertsorganisasjonen, og i tjenestene.

Det er også lurt å ta en datakvalitetssjekk når lærerne begynner å planlegge det nye skoleåret. Mange tjenester er avhengig av at gruppeinformasjon er registrert på alle brukerne for å kunne benytte gruppefunksjonaliteten i Feide optimalt. Ved å registrere grupper og sjekke datakvaliteten, får lærerne brukt tjenester for å planlegge undervisningen slik at alt er klart til skolestart – helt uten frustrerte brukere.

Mange henvendelser om feil

Har du fått flere henvendelser om feil i tilganger eller funksjoner i tjenester fra brukere? Da er det på tide å sjekke datakvaliteten. Det er spesielt viktig hvis feilen skjer hos f.eks. flere lærere eller elever som tilhører samme skole, trinn eller klasse.

Henvendelse fra tjenesteleverandør

Hvis en tjenesteleverandør tar kontakt fordi det mangler informasjon om brukere, bør du sjekke om informasjonen faktisk er registrert. Dette gjør du ved å ta en datakvalitetssjekk av brukerkatalogen.

Hvis en tjenesteleverandør tar kontakt fordi det er registrert feil informasjon om brukere, vil ikke dette fanges opp av datakvalitetssjekken. I stedet bør du få brukerne det gjelder til å logge inn på Feides innsynstjeneste. Her får du oversikt over informasjonen som er registrert på brukeren. 

OBS! Hvis det er registrert feil informasjon, f.eks. feil rolle eller fødselsnummer, som gir brukeren tilgang til informasjon brukeren ikke skulle ha hatt, er dette et personvernbrudd. Dette må meldes til personvernombudet i organisasjonen. Datakvalitetssjekken vil ikke fange opp slike feil.

Aktivere en ny tjeneste

Det er lurt å ta en datakvalitetssjekk når du skal aktivere en ny tjeneste som henter informasjon som du er usikker på om er registrert på brukerne.

Hvis informasjonen som tjenesten trenger for å fungere optimalt ikke er registrert på brukerne, kan dette få konsekvenser for tilganger og om de kan benytte funksjoner i tjenesten.

Hvordan sjekker jeg datakvaliteten?

Ved å sjekke datakvaliteten får du oversikt over hvilke attributter som er registrert og feilene i brukerkatalogen. 

Se på feilprosenten i brukerkatalogen

Du kan sjekke datakvaliteten ved å se på feilprosenten på de som har logget inn med Feide de siste syv dagene. Dette tallet finner du i:

  1. Kundeportalen til Feide > "Oversikt" > "Feil i brukerkatalog"
  2. På q.feide.no

Dette er en indikator for hvordan det står til med datakvaliteten i brukerkatalogen.

Feilprosenten viser kvaliteten for de som har logget inn de siste syv dagene, ikke hele katalogen. Feil kan komme av at brukeren ikke får logget inn, det mangler informasjon om brukeren, eller at data som er registrert er i feil format.

Kjør en sjekk av brukerkatalogen

Du kan også kjøre en sjekk av alle brukerne i brukerkatalogen.

Dette gjøres ved å:

  1. Gå til "Oversikt" i kundeportalen
  2. Trykk på "Se feil i brukerkatalog"
  3. Trykk på "Kjør en sjekk av brukerkatalogen"

I rapporten får du oversikt over hvilke attributter som er registrert og feilene i brukerkatalogen. Her finner du en oversikt og beskrivelse av feilmeldingene.

OBS! Ved å trykke "Show" under en feilmelding, får du bare oversikt over de 10 første brukerne med denne feilen. Ønsker du å se flere brukere, kan du endre antallet i feltet "User limit (optional)" før du kjører rapporten. 

Hva betyr feilmeldingene i datakvalitetssjekken?

I rapporten fra sjekken av brukerkatalogen får du oversikt over hvilke attributter som er registrert og feilene i brukerkatalogen.

Her finner du en oversikt og beskrivelse av feilmeldingene 

NB! Det er ikke alle feil som det generer feilmeldinger i datakvalitetsjekken. Det er derfor viktig å sjekke format og beskrivelsene av attributtene i Feides informasjonsmodell hvis du får tilbakemeldinger om problemer eller at feilinformasjon er registrert. 

Oppfordre brukerne til å sjekke informasjonen

Siden Feide-administratorer ikke har tilgang til å se alle data om sluttbrukere, er det lurt å be brukeren sjekke dette selv. 

I Feides Innsynstjeneste får sluttbrukeren oversikt over all informasjon som en vertsorganisasjon har lagret om seg. Der kan sluttbrukeren selv sjekke at informasjonen er korrekt, og slik unngå at feilregistrert eller manglende data skaper problemer.

På denne måten blir det enklere for deg som Feide-administrator å sikre god datakvalitet.