God datakvalitet er nødvendig for at IT-systemer og digitale læremidler skal fungere optimalt. For å oppnå god datakvalitet i Feide må to ting være på plass: dataene om brukerne må være korrekte, og de må være fylt inn på riktig måte.
Hvorfor er det viktig med god datakvalitet?
Feide sender data om brukere til tjenester som benytter informasjonen til tilgangskontroll og brukertilpasning.
Tilgangskontroll handler om å gi de rette brukerne tilgang til de rette ressursene, samt at tilganger avsluttes når brukere ikke skal ha tilgang lenger.
Dette innebærer for eksempel at elever får logget inn på læremidlene som tilhører faget de tar i år og ikke faget de tok i fjor, eller at en tidligere student ikke lenger skal kunne bruke sitt gamle nøkkelkort til å få tilgang til lesesaler på campus.
Dataene som Feide sender til tjenestene brukes ikke bare til tilgangskontroll, men også til brukertilpasning av tjenestene. Med riktig informasjon om brukeren kan læremiddelet tilpasse innholdet til eleven, studenten eller underviseren.
Hvilke konsekvenser oppstår ved dårlig datakvalitet?
Uten god datakvalitet risikerer vertsorganisasjonen at brukerne får problemer med å benytte tjenesten, ikke får tilgang til riktig innhold, funksjoner i tjenesten kan svikte og brukerne ikke får tilgang til å bruke tjenestene de skal bruke benytte i undervisningen.
Dårlig datakvalitet kan potensielt gi elever eller studenter et dårligere utdanningstilbud hvis ikke det mangler eller informasjon ikke er oppdatert. Det er derfor viktig med gode rutiner når informasjon skal oppdateres og registreres ved skolestart og i løpet av skoleåret. En bruker som bytter skole midt i skoleåret skal få tilgang til samme tjenester som resten av klassen.
Feilregistrering av rolle, fødselsnummer og gruppeinformasjon kan føre til at brukere får tilgang til andre brukes personopplysninger som er et personvernbrudd. Dette kan i de i verste fall føre til brudd av personvernet til brukerne som kan ende i bøter fra datatilsynet.
Hvordan sørge for god datakvalitet?
-
Oppdater data når endringer skjer
-
Det er viktig at du har gode rutiner for å oppdatere data når endringer skjer. Du kan unngå frustrasjon ved skolestart hvis brukerne har fått registrert grupper for fagene de skal ha dette skoleåret. Denne informasjonen brukes til tilgangskontroll og brukertilpasning i tjenesten. Hvis du ikke har registrert grupper på brukerne, kan det skape problemer med å delta i og planlegge undervisningen.
Vi anbefaler at du sjekker undervisningsgruppene i vertsorganisasjonens brukerkatalog, eller i Feides innsynstjeneste for hver enkelt bruker.
Sjekk dette både ved skolestart og i løpet av skoleåret. For at en bruker som bytter skole midt i skoleåret skal få tilgang til de samme tjenestene som resten av klassen, må dette oppdateres i det skole- eller studieadministrative systemet.
-
Ikke registrer brukere på forhånd
-
Selv om det kan være praktisk å legge inn elever du vet skal starte ved skolen på forhånd, skal ikke neste års førsteklassinger legges inn slik at det blir synlig for Feide.
Datakvalitetsjekken generer feilmeldinger på brukere registrert med 0 trinn og elever som ikke har registrert noen utdanningsgrupper og basisgrupper. Dette kan gjøre det vanskelig å fange opp brukere som faktisk har feil. Her er det viktig at informasjonen oppdateres for at brukerne ikke skal oppleve problemer med bruk av tjenester.
-
Slett gamle brukere
-
Elever, studenter og undervisere som har sluttet, skal ikke lenger ha tilgang og må derfor slettes eller arkiveres. Mange undervisningsinstitusjoner opererer med en viss karantenetid fra brukeren slutter og til den slettes. Det er greit og i mange tilfeller også nødvendig, men det er svært viktig at de gamle brukerne ikke blir liggende i systemet i lengre tid.
Gode rutiner for sletting av brukere er viktig, slik at brukerne får hentet ut dokumenter og informasjon fra ulike tjenester, før brukeren og tilgangene deres slettes.
Manglende rutiner for sletting av gamle brukere kan føre til
- Falske feil i datakvalitetsjekken for gamle brukere som følge av at brukerne ikke er slettet eller arkivert. Eksempel: Gamle brukere får ikke fornyet grupper for skoleåret og generer derfor feilmelding i datakvalitetsjekken om manglende grupper på brukere. Dette kan gjør det vanskelig å fange opp brukere som er aktive som ikke har får registrert brukere.
- At data om gamle brukere ikke blir slettet i tjenester. Tjenesteleverandører kan bruke Check user existence API-et for å sjekke om de kan slette data om brukere i sine tjenester. Hvis en bruker er deaktivert og ikke slettet/arkivert, vil ikke tjenesteleverandører få beskjed om at brukeren kan slettes.
- Unødvendige kostnader for lagring av data.
-
Ikke legg inn fiktive data der informasjon mangler
-
Hvis du mangler informasjon om en bruker, for eksempel fødselsnummer, er det viktig at du ikke fyller inn feltet med oppdiktet informasjon. Det gjelder også når feltet er anbefalt eller obligatorisk å fylle inn.
Dette skyldes at det er en potensiell risiko for at det fiktive fødselsnummeret du legger inn, og som skal være unikt for den enkelte, matcher med en annen Feide-brukers faktiske eller fiktive fødselsnummer. Det kan gi personer urettmessig tilgang til en annen brukers Feide-konto, tjenester og informasjon.
Brukere med unntak vil skape feilmelding i datakvalitetsjekken. Det er viktig at vertsorganisasjonen har kontroll over brukere som unntak for feil, men samtidig fanger opp brukere som har feil. Dette er for å sørge for brukere opplever problemer med å bruke tjenester.
-
Dataene må samsvare med opplysningene i nasjonale registre
-
Informasjon som legges inn i Feide om skoleeier og skoler må være identisk med opplysningene som er registrert i Brønnøysundregistrene og Nasjonalt skoleregister.
For eksempel skal ikke en privatskole som har en paraplyorganisasjon oppgi denne paraplyorganisasjonen som skoleeier i Feide, dersom det er privatskolen selv som er den juridiske skoleeieren.
Søk i nasjonale registre og kontroller at opplysningene samsvarer med det som er registrert i Feide. Organisasjoner i grunnopplæringen benytter data fra Nasjonalt skoleregister for tilgangsstyring for tjenester som er aktivert på skolenivå. Hvis nummeret på skolen ikke samsvarer med Nasjonalt skoleregister, får ikke noen av brukerne logget inn på tjenester som er aktivert på skolenivå.
Hvem har ansvaret for datakvaliteten?
Feide stiller krav til skoleeier å sikre god kvalitet på informasjonen som registreres på Feide-brukerne. Uten god datakvalitet er det en stor risiko for at Feide ikke vil fungere godt elever og lærere når Feide-tjenester tas i bruk.
Det er derfor skoleeierne som har ansvaret for datakvaliteten i sitt masterkildesystem og brukerkatalog som er tilkoblet Feide. Hvis du oppdager personvernbrudd som følge av dårlig datakvalitet, må du melde dette til skoleeiers personvernombud.
-
Hvem i organisasjonen har ansvaret for å sjekke datakvaliteten?
-
Feide-administratorer har tilgang til verktøy i Feides kundeportal som gjør det mulig å sjekke opp datakvaliteten, og har derfor ansvaret for å sjekke den.
Vi anbefaler derfor å ta en jevnlig datakvalitetsjekk av brukerkatalogen for å unngå at brukere får problemer med å bruke tjenester med Feide-innlogging.
Les mer om hvordan du sjekker datakvaliteten
Vertsorganisasjonen bestemmer selv hvilke personer som skal være Feide-administratorer.
Dette kan være personer som jobber i IT-avdelingen, IKT-ansvarlige på skole eller andre ansatte i organisasjonen.
Les mer om hvordan du kan legge til en ny Feide administrator
-
Hvem i organisasjonen er ansvarlig for å rette opp feil?
-
Hvem som er ansvarlig for å rette opp feil, kommer an på hvem som er ansvarlig for å registrere informasjonen om brukerne. Vi anbefaler å hente informasjon om brukerene fra et masterkildesystem.
Et masterkildesystem er ofte et skoleadministrativt- eller studieadministrativt-system, og i noen tilfeller også organisasjonens lønns- eller personalsystem.
Med mange elever og lærere kan det bli tidkrevende og krevende å oppdatere denne informasjon manuelt. Med et masterkildesystem slipper organisasjonen å oppdatere data direkte i brukerkatalogen som er tilkoblet Feide.
Selv om du som Feide-administrator ikke har tilgang til å endre informasjonen i kildesystemene eller lokalt i brukerkatalogen selv, så er det likevel Feide-administrator sitt ansvar å sørge for at feil med datakvalitet blir rettet opp.
Det er viktig at du som Feide-administrator har god dialog med de som jobber med masterkildesystemene og eventuelt leverandører som organisasjoner benytter, slik at feilene du oppdager blir rettet opp. Godt samarbeid fører til god datakvalitet!
Skole- eller studieadministrativt system
Hvis organisasjonen benytter et skoleadministrativt-system eller studieadministrativt-system som masterkildesystem, må informasjonen oppdateres i disse systemene.
Det er ofte noen i administrasjonen som registrerer informasjon i det skoleadministrative-systemet eller i det studieadministrative-systemet. Dette kan være skolesekretærer ved hver enkelt skole eller rektorer ved mindre kommuner eller privatskoler.
For grunnopplæringen registreres data som undervisingsgrupper, basis-/klassegrupper og informasjon om trinn for lærere og elever i organisasjonen. For studenter i høyre utdanning registres data om kull, klasse, studieprogram, studieretning og emnetilhørighet.
Lønns- eller personalsystem
Noen organisasjoner benytter i tillegg lønns- eller personalsystem som masterkildesystem. Da er det ofte de som jobber med lønn som registrerer informasjon om brukerne.
Husk å sørg for at integrasjonen mellom lønns- eller personalsystemet følger Feides informasjonsmodell, slik at informasjonen oversettes korrekt til brukerkatalogen.
-
Sørg for gode rutiner og prosesser for å oppdatere data
-
Feide krever at alle vertsorganisasjoner har gode rutiner og prosesser for å oppdatere opplysninger om sine brukere. Dette gjelder både ved skolestart og i løpet av skoleåret.
Dårlig datakvalitet og mangelfull informasjon kan potensielt gi elever eller studenter et dårligere utdanningstilbud.
Det er derfor viktig at vertsorganisasjonene har gode rutiner og prosesser for å opprettholde god datakvalitet. Still deg selv følgende spørsmål:
- Hva skjer i tilfeller hvor en lærer blir syk og en vikar tilkalles som ikke tilhører skolen?
- Hva skjer i forbindelse med nytt skoleår, når noen slutter eller bytter skole?
- Hvordan sikrer dere riktig bruk av attributter, og hvordan holder dere kontroll på endringer og slettinger?
Når bør jeg sjekke datakvaliteten?
Vi anbefaler å ta en jevnlig datakvalitetsjekk av brukerkatalogen for å unngå at brukere får problemer med å bruke tjenester med Feide-innlogging.
Det kan være lurt å ta en sjekk av datakvaliteten når:
- Det er mange feil i Feides kundeportal
- Det er tid for nytt skoleår
- Du har fått mange henvendelser om feil
- Du har fått en henvendelse fra tjenesteleverandør
- Du skal aktivere en ny tjeneste
- Mange feil i Feides kundeportal
-
Er feilprosenten som vises i Feides kundeportal under «Oversikt» er enten gul eller rød? Det betyr at flere brukere som har logget inn de siste syv dagene mangler informasjon eller har informasjon som er registrert i feil format.
Ta en datakvalitetssjekk for å se hvilke brukere som har feil og om det påvirker flere brukere.
- Nytt skoleår
-
Nytt skoleår i grunnopplæringen betyr oppdatering av informasjon som trinn, klasser og fag, i tillegg til nye elever som skal ha Feide-brukere. Vi anbefaler å ta en datakvalitetssjekk før skoleåret starter, slik at du får avdekt mulige feil og mangler før brukerne logger inn.
Ved å ta en datakvalitetssjekk før skoleåret starter, unngår du at feilinformasjon blir lagret lokalt i tjenester. Dette vil føre til at brukerne opplever feil når de skal logge på tjenestene. Dette må da rettes opp både hos vertsorganisasjonen, og i tjenestene.
Det er også lurt å ta en datakvalitetssjekk når lærerne begynner å planlegge det nye skoleåret. Mange tjenester er avhengig av at gruppeinformasjon er registrert på alle brukerne for å kunne benytte gruppefunksjonaliteten i Feide optimalt. Ved å registrere grupper og sjekke datakvaliteten, får lærerne brukt tjenester for å planlegge undervisningen slik at alt er klart til skolestart – helt uten frustrerte brukere.
- Mange henvendelser om feil
-
Har du fått flere henvendelser om feil i tilganger eller funksjoner i tjenester fra brukere? Da er det på tide å sjekke datakvaliteten. Det er spesielt viktig hvis feilen skjer hos f.eks. flere lærere eller elever som tilhører samme skole, trinn eller klasse.
- Henvendelse fra tjenesteleverandør
-
Hvis en tjenesteleverandør tar kontakt fordi det mangler informasjon om brukere, bør du sjekke om informasjonen faktisk er registrert. Dette gjør du ved å ta en datakvalitetssjekk av brukerkatalogen.
Hvis en tjenesteleverandør tar kontakt fordi det er registrert feil informasjon om brukere, vil ikke dette fanges opp av datakvalitetssjekken. I stedet bør du få brukerne det gjelder til å logge inn på Feides innsynstjeneste. Her får du oversikt over informasjonen som er registrert på brukeren.
OBS! Hvis det er registrert feil informasjon, f.eks. feil rolle eller fødselsnummer, som gir brukeren tilgang til informasjon brukeren ikke skulle ha hatt, er dette et personvernbrudd. Dette må meldes til personvernombudet i organisasjonen. Datakvalitetssjekken vil ikke fange opp slike feil.
- Aktivere en ny tjeneste
-
Det er lurt å ta en datakvalitetssjekk når du skal aktivere en ny tjeneste som henter informasjon som du er usikker på om er registrert på brukerne.
Hvis informasjonen som tjenesten trenger for å fungere optimalt ikke er registrert på brukerne, kan dette få konsekvenser for tilganger og om de kan benytte funksjoner i tjenesten.
