Datakvalitet

God datakvalitet er nødvendig for at IT-systemer og digitale læremidler skal fungere optimalt. For å oppnå god datakvalitet i Feide må to ting være på plass: dataene om brukerne må være korrekte, og de må være fylt inn på riktig måte.

Hvorfor: God datakvalitet gir god tilgangskontroll og brukertilpasning

Feide sender data om brukere til tjenester som benytter informasjonen til tilgangskontroll og brukertilpasning.

Tilgangskontroll handler om å gi de rette brukerne tilgang til de rette ressursene, samt at tilganger avsluttes når brukere ikke skal ha tilgang lenger.

Dette innebærer for eksempel at en elev får logget inn på læremidlene som tilhører faget hun tar i år og ikke faget hun tok i fjor, eller at en tidligere student ikke lenger skal kunne bruke sitt gamle nøkkelkort til å få tilgang til lesesaler på campus.

For å få til dette må opplysningene som Feide henter fra organisasjonens masterkildesystem være korrekte. Masterkildesystemet er ofte det skoleadministrative eller studieadministrative systemet, og i noen tilfeller brukes også organisasjonens lønns- eller personalsystem.

Dataene som Feide sender til tjenestene brukes ikke bare til tilgangskontroll, men også til brukertilpasning av tjenestene. Med riktig informasjon om brukeren kan læremiddelet tilpasse innholdet til eleven, studenten eller underviseren.

Hvordan: Sørg for oppdaterte og korrekte data

Hvordan sørge for god datakvalitet

1. Dataene må gjenspeile virkeligheten slik den er

Oppdater data når endringer skjer: Hvis en student bytter fag i løpet av året, må dette oppdateres i det studieadministrative systemet for at studenten skal bli lagt til i fagets område på læringsplattformen og få tilgang til semesteroppgaver, pensumlister og andre ressurser.

Ikke registrer brukere på forhånd: Selv om det kan være praktisk å legge inn elever man vet skal starte ved skolen forhånd, skal ikke neste års førsteklassinger legges inn slik at det blir synlig for Feide.

Fjern tidligere brukere: elever, studenter og undervisere som har sluttet skal ikke lenger ha tilgang, og de må derfor fjernes eller arkiveres. Mange undervisningsinstitusjoner opererer med en viss karantenetid fra brukeren slutter og til den slettes. Det er greit og i mange tilfeller også nødvendig, men det er svært viktig at de gamle brukerne ikke blir liggende i systemet i lengre tid.

2. Ikke legg inn fiktive data der informasjon mangler

Hvis man mangler informasjon om en bruker, for eksempel fødselsnummer, er det viktig at man ikke fyller inn feltet med oppdiktet informasjon. Det gjelder også når feltet er anbefalt eller obligatorisk å fylle inn.

Dette skyldes at det er en potensiell risiko for at det fiktive fødselsnummeret man legger inn, og som skal være unikt for den enkelte, matcher med en annen Feide-brukers faktiske eller fiktive fødselsnummer. Det kan gi personer urettmessig tilgang til en annen brukers Feide-konto, tjenester og informasjon.

3. Dataene må samsvare med opplysningene i Brønnøysundregistrene

Informasjon som legges inn i Feide om skoleeier og skoler må være identisk med opplysningene som er registrert i Brønnøysundregistrene og Nasjonalt skoleregister.

For eksempel skal ikke en privatskole som har en paraplyorganisasjon oppgi denne paraplyorganisasjonen som skoleeier i Feide dersom det er privatskolen selv som er den juridiske skoleeieren.

Søk i Brønnøysundregistrene og kontroller at opplysningene samsvarer med det som er registrert i Feide.

Hvem har ansvaret for datakvaliteten?

Det er skoleeierne som har ansvaret for datakvaliteten i sitt masterkildesystem og Feide.

Hvordan kan du sjekke datakvaliteten?

Se på feilprosenten i brukerkatalogen

Du kan sjekke datakvaliteten ved å se på feilprosenten på dem som har logget inn med Feide de siste syv dagene. Dette tallet finner du i: 

  1. Kundeportalen til Feide > "Oversikt" > "Feil i brukerkatalog"
  2. Eller ved å gå til q.feide.no

Feilprosenten viser kvaliteten for de som har logget inn de siste syv dagene, ikke hele katalogen.Feil kan komme av at brukeren ikke får logget inn, det mangler informasjon om brukeren, eller at data som er registrert er i feil format.

Dette er en indikator for hvordan det står til med datakvaliteten i brukerkatalogen.

Kjør en sjekk av brukerkatalogen

Du kan også kjøre en sjekk av alle brukerne i brukerkatalogen.

Dette gjøres ved å:

  1. Gå til "Oversikt" i kundeportalen
  2. Trykk på "Se feil i brukerkatalog"
  3. Trykk på "Kjør en sjekk av brukerkatalogen"

I rapporten får du oversikt over hvilke attributter som er registrert og feilene i brukerkatalogen. Her finner du en oversikt og beskrivelse av feilmeldingene.

OBS! Ved å trykke "Show" under en feilmelding, får du bare oversikt over de 10 første brukerne med denne feilen. Ønsker du å se flere brukere, kan du endre antallet i feltet "User limit (optional)" før du kjører rapporten. 

Oppfordre sluttbrukerne til å sjekke dataen selv

Siden Feide-administratorer ikke har tilgang til å se alle data om sluttbrukere, er det lurt å be brukeren sjekke dette selv. 

I innsynstjenesten får sluttbrukeren oversikt over all informasjon som en vertsorganisasjon har lagret om seg. Der kan sluttbrukeren selv sjekke at informasjonen er korrekt, og slik unngå at feilregistrert eller manglende data skaper problemer.

På denne måten blir det enklere for deg som Feide-administrator å sikre god datakvalitet.