I kundeportalen kan dere som tjenesteleverandør få hjelp til å lage en mal for databehandleravtalen. Malen er basert på DFØs mal for databehandleravtale.
Malen lager dere ved å fylle ut et skjema i kundeportalen. Skjemaet gjør det mulig å fylle ut noen av de obligatoriske feltene som skal inn i bilagene til databehandleravtalen. Resten av feltene må dere fylle ut manuelt i samarbeid med vertsorganisasjonene.
Skjemaet lager kun en norsk versjon av databehandleravtalen.
- Hva bør dere gjøre før dere begynner på databehandleravtalen?
-
Før dere fyller ut databehandleravtalen, bør dere først fylle ut
- begrunnelser for brukerinformasjonen tjenesten henter
- leverandørerklæring
Etter at dere har gjort dette, blir begrunnelsene og informasjonen fra leverandørerklæringen flettet inn i databehandleravtalen.
Slik bruker dere malen for databehandleravtale
- Finn malen i kundeportalen
-
- Logg inn i Feide kundeportal.
- Velg tjenesten fra tjenesteoversikten.
- Klikk på "rediger tjenesten".
- Gå til fanen "Informasjonssikkerhet og personvern".
- Finn "Databehandleravtale".
- Trykk på "Rediger mal (ny versjon)" for å komme til skjemaet "Rediger mal for databehandleravtale".
- Slik fyller dere inn feltene
-
Blir lagt til i bilagene i malen
Fyll inn alle feltene i skjemaet.
Det dere skriver, vil bli lagt til i de riktige bilagene i malen. For å se en forhåndsvisning av det som er lagt inn, gå nederst i skjemaet og trykk "Last ned forhåndsvisning". Da får dere lastet ned en versjon av databehandleravtalen som viser hvordan den blir til slutt.
Tekstforslag for tjenester til grunnopplæringen
For tjenesteleverandører som leverer tjenester til grunnopplæringen, er det laget forslag til utfylling av skjemaet. Forslagene kan dere bruke til å lage en delvis utfylt databehandleravtale. Se tekstforslagene nedenfor.
Dere som tjenesteleverandør er selv ansvarlig for at innholdet i databehandleravtalen er riktig, selv om dere bruker tekstforslagene. Se tekstforslagene nedenfor.
Vertsorganisasjonene kan laste ned malen
Når dere har aktivert databehandleravtalen, kan vertsorganisasjonene laste ned malen fra kundeportalen. Malen skal brukes som utgangspunkt for å lage en fullstendig avtale. Dere må signere avtalen før den er gyldig. Dette ordner dere selv sammen med vertsorganisasjonene.
Feide er ikke involvert i prosessen.
Tekstforslagene dere kan legge til i malen
Her ser dere tekstforslagene dere kan velge å legge inn i bilagene i databehandleravtalen.
- Til bilag A – Opplysninger om behandlingen
-
Bilag A1 – Hovedavtalen og formålet med behandlingen av personopplysninger
Felt 1
"Alle avtaler om bruk av tjenesten <navn på tjenesten generert inn her> med Feide-ID <tjenestens Feide-ID generert inn her> som er inngått direkte med behandlingsansvarlig (skoleeier) og/eller tilknyttede skoler. Nasjonalt skoleregister viser hvilke skoler skoleeier har ansvar for.
Databehandleravtalen gjelder også eventuell bruk av tjenesten <navn på tjenesten generert inn her> der det ikke foreligger egen underliggende tjenesteavtale, f.eks. til utprøving eller demo."
Felt 2
"Bruk av Feide-tjenesten [navn på Feide-tjenesten] med Feide tjeneste-ID [Feide-ID til tjenesten] (heretter kalt «Tjenesten») til opplæringsformål.
Tjenesten har følgende beskrivelse: [Beskrivelse av tjeneste]"
Bilag A2 – Databehandlerens behandling av personopplysninger på vegne av den Behandlingsansvarlige
"Brukerinformasjon: Det er avtalt at tjenesten skal ha tilgang til denne brukerinformasjonen:
- [Fødselsnummer (user-id) ]: [Fødselsnummer-begrunnelse]
- [Brukerattributt]: Begrunnelse mangler
- [Brukerattributt]: [Attributt-begrunnelse]
- [...]
Datakilder: Eventuelle datakilder som benyttes av tjenesten er dokumentert i Feide kundeportal under menypunktet «Datakilder → I bruk hos [navn på vertsorganisasjon/tjenesteleverandør]». Tilgang til nye datakilder godkjennes direkte i Feide kundeportal av datakildens leverandør etter tillatelse fra behandlingsansvarlig.
Brukergenererte data: Det er avtalt at tjenesten kan ha funksjonalitet for disse behandlingene:
- 15.1: [Spørsmål]
- [Besvarelse]
- 15.2: [Spørsmål]
- [Besvarelse]
- (...)
- 15.13: [Spørsmål]
- [Besvarelse]"
Bilag A3 – Typer av personopplysninger
Dette bilaget må dere fylle ut manuelt.
Bilag A4 – Kategorier av registrerte
I skjemaet ligger det forslag til kategorier dere kan velge å ta med.
Bilag A5 – Varighet av behandlingen
Dette bilaget må dere fylle ut manuelt.
- Til bilag B – Betingelser for Databehandlerens bruk og endring av eventuelle Underdatabehandlere
-
Bilag B1 og B2 må dere fylle ut manuelt.
- Til bilag C – Instruks vedrørende behandling av personopplysninger
-
Bilag C1–C7
Bilag C1-C7 må dere fylle ut manuelt.
Bilag C8 – Kontaktinformasjon
Fyll inn kontaktinformasjon til bruk ved sikkerhetsbrudd og andre henvendelser. Dette gjør dere direkte i skjemaet.
- Til bilag D – Endringer til Databehandleravtalens standardtekst og endringer etter avtaleinngåelsen
-
Databehandleravtalens punkt 13.2 suppleres med følgende regulering:
"Ved vesentlig brudd på denne databehandleravtalen kan Kunden, etter å ha gitt Leverandøren skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve Hovedavtalen med umiddelbar virkning. Dersom Hovedavtalen heves av nevnte årsak, skal Leverandøren, senest innen 30 dager fra hevingstidspunktet, tilbakebetale en forholdsmessig del av lisenskostnadene, tilsvarende den tid som gjenstår av avtaleperioden ved hevingen."
C.1 i bilag til Databehandleravtalen suppleres med følgende:
"Sporingsteknologi: Tjenesten kan ikke bruke sporingsteknologi som deler eller tilgjengeliggjør informasjon om brukere av tjenesten til tredjeparter, utover de som er godkjente underleverandører og som har forpliktet seg til samme betingelser som i denne avtalen, jf. GDPR Art. 28 nr. 4 (tabellen i Bilag B)."
C.6 i bilag til Databehandleravtalen suppleres med med følgende:
"Sletterutiner: Tjenestens sletterutiner når brukere slutter hos Behandlingsansvarlig er følgende: {{Leverandørerklæringen avsnitt 4.3}}.
Husk å legge inn all informasjonen om tjenesten
Databehandleravtale er bare én type informasjon dere skal legge inn om tjenesten i kundeportalen. Se hvilken annen informasjon dere skal ha med om tjenesten.
