Hva er personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. personopplysningsloven § 2 og GDPR artikkel 5 nr. 1. Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan likevel regnes som en personopplysning hvis de fremgår sammen med andre data som gjør at de kan knyttes til konkrete personer.
Formål – hva innebærer det?
Vi behandler personopplysninger for å kunne svare på henvendelser, sende ut nyhetsbrev og invitasjoner, samt administrere, tilrettelegge og gjennomføre arrangementer.
Gjennom vårt kontaktskjema må du legge igjen navn og e-postadresse, som leveres videre til Sikt sitt saksbehandlingssystem.
Når du melder deg på nyhetsbrevet vårt, lagrer vi e-postadressen din for å sende deg nyheter og invitasjoner til arrangementer. Utsendelsen håndteres gjennom tredjeparten Make, som lagrer opplysningene sikkert i Norge. Vi deler ikke informasjonen din med andre, og den blir kun brukt til utsendelse av nyhetsbrev. Opplysningene lagres så lenge du er abonnent, og slettes når du melder deg av.
Når du melder deg på et arrangement, samler vi inn opplysninger som navn, kontaktinformasjon og arbeidssted. Ved matservering spør vi også om eventuelle dietter. Opplysningene lagres kun til arrangementet er avsluttet. Det kan bli tatt bilder og lydopptak under arrangementet. Bilder og lydopptak slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er relevant for formålet.
Opplysningene behandles konfidensielt og i samsvar med gjeldende personvernregelverk.
Hvem er ansvarlig for behandlingen av opplysningene?
Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør.
Bruk av underleverandører
Vi lagrer personopplysninger hentet inn gjennom innsiktsarbeid i Sikt sin SharePoint-løsning, som er en del av Microsofts skybaserte tjenester. Dette innebærer at dataene oppbevares sikkert i henhold til Microsofts retningslinjer for personvern og sikkerhet, samt i samsvar med gjeldende personvernregelverk.
Dine rettigheter
Når vi behandler personopplysninger om deg, har du rett til:
- å få informasjon om hvordan opplysningene dine behandles.
- å få innsyn i egne opplysninger, inkludert kopi.
- å få rettet feil eller ufullstendige opplysninger.
- å få slettet opplysninger.
- å begrense behandlingen av opplysningene.
- å protestere mot behandlingen.
- å få utlevert opplysninger i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format (dataportabilitet).
- å trekke samtykke for behandlinger basert på samtykke når som helst.
I tillegg:
- Dersom du ber om retting, sletting eller begrensning, vil vi varsle de som eventuelt har mottatt opplysningene, for eksempel våre databehandlere.
- Enkelte unntak kan gjelde for disse rettighetene.
- Du kan kontakte oss dersom du mener Sikt ikke overholder personvernreglene; forespørselen blir journalført og behandlet av HR- og organisasjonsavdelingen.
- Du kan klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.
Hva gir oss rett til å behandle personopplysninger om deg?
Vi behandler personopplysninger basert på samtykke (GDPR-artikkel 6 nr. 1 bokstav a), for eksempel når du melder deg på nyhetsbrev eller arrangementer. I tillegg behandler vi opplysninger på grunnlag av berettiget interesse (GDPR-artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
Når vi behandler opplysninger basert på vår berettigede interesse, har vi vurdert at dette er nødvendig for å kunne håndtere henvendelser, administrere arrangementer og sikre relevant informasjon til personer som allerede har meldt seg på eller har en tilknytning til våre tjenester. Vi har samtidig vurdert at behandlingen innebærer et begrenset inngrep i personvernet:
- Opplysningene er få (navn, kontaktinformasjon, ev. arbeidssted/diett)
- Opplysningene lagres kun så lenge det er nødvendig
- Den registrerte har alltid mulighet til å reservere seg mot videre kommunikasjon.
Etter en samlet vurdering mener vi at vår interesse veier tyngre enn den ulempen behandlingen medfører for den registrerte.
Hvor kan jeg finne ut mer?
Hvis du har spørsmål til behandlingen, eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter, ta kontakt med personvernombudet vårt, Marita Ådnanes Helleland, på personvernombud@sikt.no
Merk: Denne e-postadressen er ikke sikker. Vi ber derfor om at du ikke sender sensitive personopplysninger. Ved skriftlige forespørsler har du rett til å få svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.
Du kan også ta direkte kontakt med din institusjon og tilhørende personvernombud.
