Kommunesammenslåing og Feide

Flere kommuner og fylkeskommuner slås sammen ved årsskiftet. Hva må gjøres med Feide når kommunen slår seg sammen? Her finner du en oversikt over hvordan man går frem.

Feide er en kritisk digital løsning i grunnopplæringen, og en vellykket sammenslåing forutsetter at kommunen har gjort forberedelser for Feide. Dette vil sikre en smidig overgang for elever og lærere i de nye kommunene og fylkene som opprettes ved årsskiftet.

Her er en oversikt over hva kommunen og fylkeskommunen må gjøre med Feide i sammenslåingen.

Generelt 

1. Opprette nye Feide-identiteter

Brukernes Feide-identiteter er knyttet til organisasjonen de tilhører. Ved etablering av en ny kommune, dvs. en ny vertsorganisasjon i Feide, må nye Feide-identiteter opprettes for alle dagens brukere ved den nye kommunen. Dette gjøres i forkant av sammenslåingen.

Mange digitale løsninger i grunnopplæringen knytter brukerdata til Feide-identiteten, eksempelvis lagrer digitale læremidler prøveresultater med Feide-identiteten som identifikator. Ved kommunesammenslåing får alle nye Feide-identiteter, og overføringen av brukerdata er derfor en kritisk og krevende oppgave.

Brukeren vil ikke automatisk få tilgang til sine historiske data når vedkommende logger seg på systemene med sin nye Feide-identitet. Dette fordi Feide behandler Kari Olsen (ny) og Kari Olsen (gammel) sin to ulike personer. Kari Olsen som jobber i den nye kommunen vil ikke få tilgang til arbeidet hun lagret i for eksempel en læringsplattform med den gamle Feide-identiteten sin.

2. Koble brukerdata til nye Feide-identiteter

Kommunen må kartlegge brukerdata knyttet til Feide-identiteter i de ulike digitale løsningene, avdekke hvilken informasjon brukerne trenger tilgang til og sikre at den blir koblet opp mot nye Feide-identiteter ved den nye kommunen.

Når det er bestemt hvilke brukerdata som skal bevares, må kommunen finne en løsning med tjenesteleverandør for datakonventering for å koble disse til nye Feide-identiteter.

Det kan være behov for parallell drift av systemer over en periode for å bevare tilgang til historiske brukerdata. Uninett har en fusjonsløsning som forenkler håndteringen av dobbelidentitet for Feide-brukeren. 

3. Ta vare på elevdokumentasjon og gjøre den tilgjengelig i ny kommune

En viktig oppgave for kommunen i den digitale sammenslåingsprosessen er å ta vare på elevdokumentasjon og videreføre dette i ny organisasjon. For barnehager, grunnskole og voksenopplæring er "elevmappene" i interne og eksterne systemer svært sentrale.

4. Etablere felles IKT-reglement og nye rutiner for behandling av persondata

Den nye kommunen må etablere nye felles retningslinjer for bruk av IKT som erstatter eksisterende IKT-reglement. Felles rutiner for behandling av persondata i skolens kildesystem må utarbeides og implementeres i ny organisasjon.

Både nytt IKT-reglement og nye rutiner for behandling av persondata er nødvendig for at den nye kommunen skal kunne søke om å bli vertsorganisasjon i Feide.

5. Klargjøre IKT-infrastruktur og -drift på systemene til Feide

For å innføre Feide må den nye kommunen

  • etablere nye og gode rutiner for å sikre at personopplysninger er oppdaterte og konsistente
  • få på plass egnede tekniske løsninger rundt håndtering av personopplysninger
    • Etablere ny Feide-infrastruktur med BAS, LDAP, SAS osv.
    • Etablere Feide-driftsløsning
  • etablere lokal Feide-support
  • inngå, fornye eller avslutte avtaler med tjenesteleverandører

6. Inngå ny Feide-avtale for den nye kommunen

Uninett sørger for nye Feide-kontrakter for sammenslåtte kommuner og fylker, og disse sendes ut for signering januar 2020.